Веб-ту-принт: Как не наступить на одни и те же грабли дважды?

Веб-ту-принт: Как не наступить на одни и те же грабли дважды?
Л

юбой человек, вовлеченный в печатный бизнес, хотя бы раз - мысленно или вслух - произносил подобные фразы: “Наше нынешнее программное обеспечение срочно нуждается в обновлении” или “Приобретенное ПО не оправдывает возложенных на него ожиданий”.

Разочарование - это абсолютно нормальное чувство, когда дело касается корпоративного ПО. Едва ли найдется руководитель типографии, который был бы полностью доволен тем, как работает его программное обеспечение для печати.  Существует масса причин, которые могут дать повод усомниться в правильности выбранного разработчика и спобегнуть приобрести другое, зачастую более дорогое,  решение. И это самая главная ошибка. Чтобы избежать разочарований в будущем и тем самым оградить себя от неразумных действий задайте себе следующие вопросы:

  • На какой сегмент рынка будет рассчитано ПО?
  • Какие проблемы моего бизнеса должно решить приобретаемое ПО?
  • Какие производственные моменты оно должно упростить?
  • Какой функционал должно содержать программное обеспечение?
  • Предоставляет ли компания-разработчик обучение по работе в системе?
  • Будет ли продолжать развиваться приобретаемая система; будут ли выпускаться новые версии?

Только дав четкие ответы на вышеперечисленные вопросы, можно начать поиски “своего” ПО.

Не до конца разобравшись в том, кто ваша целевая аудитория, очень сложно принять верное решение при выборе программного обеспечения. И уж тем более разобраться в сложностях, которые сопровождают ваш производственный процесс. Только точно представляя себе, какими возможностями обладает приложение и изучив систему изнутри, можно составить мнение о купленном ПО.

 


И

ногда бывает так, что руководитель типографии не до конца разобрался в том, кто его целевая аудитория. Допустим, есть типография, которая специализируется на стандартных фотокнигах. Ее услугами пользуются обычные среднестатистические пользователи: молодые мамы, студенты, то есть люди без профессионального опыта. В какой-то момент времени руководитель предприятия решает оптимизировать свои производственные процессы и приобретает дорогое веб-ту-принт решение. Казалось бы отличное вложение денег: система обладает огромным количеством функций и возможностей. Но почему-то ожидаемый приток клиентов не произошел. Почему так? Причина проста: система предназначена для профессионального использования и простым пользователям сложно в ней разобраться и попросту неудобно работать. Таким образом, приобретенное ПО не оправдывает ожиданий, но причина этого не в самой системе, а в том, что человек, приобретающий ее, не разобрался в особенностях собственного бизнеса.

Бывает и другая ситуация. Когда менеджеры типографии не до конца поняли, как должен работать тот или иной функционал системы. Тогда картина выглядит примерно следующим образом. Поверхностное ознакомление провоцирует неверные суждения - система не работает или работает не так, как ожидалось, или необходимый функционал в принципе отсутствует. Подобные умозаключения рано или поздно доходят до начальства. Естественно первая Ваша реакция как руководителя - отказаться и приобрести другое решение. Это ловушка. Вы начинаете искать альтернативу. Ввязавшись в подобную авантюру, можете быть уверены - другие поставщики ПО будут относиться к Вам, как к королю. Ни один Ваш звонок не останется без ответа, все презентации будут выглядеть безупречно. И нехотя Вы начнете убеждать себя в том, что ранее Вы приобрели некачественное ПО. А новые презентованные компания и решение - просто идеальны. Вы его покупаете, внедряете, Ваша команда снова не способна изучить систему изнутри, расстройства удваиваются, расходы начинают расти, и Вы возвращаетесь к тому, с чего начали.


В

данном случае важно понять, что веб-ту-принт - это не панацея от всех проблем, а инструмент, который нужно уметь правильно использовать, и что немаловажно - развивать.

Итак, давайте разберем, что вы как владелец печатного бизнеса можете сделать, чтобы избежать вышеперечисленных проблем:

    • Во-первых, четко сформулируйте цели своего бизнеса, поймите свою целевую аудиторию, для кого Вы работаете и что от вас ожидают конечные пользователи.
    • Если Вы приняли решение приобрести веб-ту-принт, значит, появилась потребность в модернизации бизнеса. Возьмите листок бумаги и составьте список проблем, которые Вы хотите решить при помощи покупки ПО. Это поможет выбрать правильного поставщика.
    • Опираясь на первые два пункта, определитесь, какие функции должны содержаться в системе. Это критически важно для ваших конечных пользователей, так как от удобства пользования системой будет зависеть их лояльность.
    • При презентации ПО подключите своего ИТ-специалиста, который бы смог разъяснить вам сложные с технической точки зрения моменты работы системы. Также уточните предоставляет ли компания-разработчик обучающие материалы/инструкции по пользованию.
    • Изучите несколько вариантов от разных компаний и выберите наиболее подходящий под запросы вашего бизнеса. Не стоит приобретать систему “впопыхах”, не разобравшись в ее особенностях.
    • Оцените опыт компании поставщика ПО, обязательно посетите их сайт, просмотрите портфолио, почитайте отзывы, при возможности свяжитесь с другими типографиями, кто уже приобрел систему данной компании-разработчика.
    • Узнайте насколько компания-поставщик жизнеспособна, занимается ли она усовершенствованием своего продукта и следит за последними тенденциями в области печати и информационных технологий.

 После того, как вы прошли все указанные шаги и нашли “свое” идеальное ПО, самое время настроить работу своего персонала.

Стимулируйте, поощряйте и отслеживайте процесс обучения вашего персонала

Заставьте себя и свою команду почувствовать студентами в ВУЗе. Сподвигнете их учиться. Углубитесь в систему, оцените ее реальные выгоды для Вашего бизнеса, такие как: сокращение времени на обработку заказа, отсутствие фазы проверки шаблонов, облегчение работы с клиентами и пр.


В

заключении хочется сказать, что идеального ПО не существует. И не стоит тратить время, силы, нервы и деньги на его поиски. Ваша основная задача - оценить сильные и слабые стороны своего бизнеса, проанализировать доступные на рынке решения и выбрать наиболее подходящее именно Вам. Также важно понять, что система без внешней поддержки не будет приносить ожидаемых результатов. Развивайте свой бренд: настройте рекламную кампанию, займитесь раскруткой своих продуктов, спланируйте запуск различных акций и прочие маркетинговые активности. А в случае, когда Ваша команда приходит к Вам с проблемами/ограничениями/трудностями сфокусируйтесь не на проблеме, а на ее решении. Задайте им логичный вопрос: “Как мы можем преуспеть, несмотря на этот недочет?”. “Присутствуют ли те же трудности у других типографий?”. “Есть ли какой-то альтернативный путь решения этой проблемы?..”.  И не стоит забывать про тех поддержку со стороны поставщика ПО - они всегда готовы помочь.